Die elektronische Rechnung wird Pflicht
Die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau für die Betriebe? Auf dieser Themenseite geben wir Ihnen Antworten auf die drängendsten Fragen rund um das Thema E-Rechnung und die kommende E-Rechnungspflicht. !
Unternehmen werden ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen. Die gesetzliche Grundlage dafür ist mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen. Bis zum 1. Januar 2028 gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen.
Öffentliche Auftraggeber sind bereits verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. Seit dem 27. November 2020 müssen auch alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das die herkömmlichen Papier- bzw. PDF-Rechnungen nach und nach ersetzen soll. Alle Daten in einer E-Rechnung (z.B. Artikeldaten, Kontodaten, Steuernummer oder Rechnungsbetrag) sind maschinell lesbar und können von der Buchhaltungssoftware des Rechnungsempfängers automatisiert weiterverarbeiten werden. Das soll Zeit und Kosten sparen, den Austausch mit den Finanzämtern erleichtern und die Fehleranfälligkeit, z.B. durch das manuelle Eintippen einer IBAN, reduzieren.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist somit ein digitales Dokument, das alle gesetzlichen Informationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format enthält. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet, was die gesamte Rechnungsabwicklung beschleunigen und präzisieren soll..
Gründe für die Umstellung
- Effizienz: Automatisierte Prozesse sorgen für eine schnellere Bearbeitung und kürzere Zahlungszyklen.
- Kostenersparnis: Wegfall von Druck-, Papier- und Portokosten.
- Nachhaltigkeit: Reduktion des Papierverbrauchs trägt zum Umweltschutz bei.
- Sicherheit: Elektronische Rechnungen sind fälschungssicherer und lassen sich leichter archivieren und nachverfolgen.
Schritte zur Umstellung
- Softwareauswahl: Wählen Sie eine geeignete Software, die E-Rechnungen erstellen und verwalten kann.
- Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software.
- Integration: Integrieren Sie die Software in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme.
- Testphase: Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren.
- Vollständige Umstellung: Nach erfolgreicher Testphase stellen Sie vollständig auf E-Rechnungen um.
Vorteile der E-Rechnung
- Schnelligkeit und Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren die Bearbeitungszeit erheblich.
- Kostenersparnis: Keine Kosten für Druck, Papier und Versand.
- Fehlerreduktion: Automatische Erfassung und Weiterleitung von Daten verringert Fehler.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.
- Sicherheit: Daten können verschlüsselt und signiert werden, was die Sicherheit erhöht.
Kostenloses eBook
E-Rechnung mit Lexware
In diesem kostenlosen eBook erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung und den rechtlichen Hintergründen der E-Rechnungspflicht.
Erfahren Sie, was die relevanten Standards XRechnung und ZUGFeRD bedeuten und wie sie angewendet werden.
Anhand von Beispielen, Checklisten und Praxistipps zeigen wir Ihnen, wie Sie die Vorteile der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen erfolgreich nutzen können.
So hilft Ihnen das eBook dabei, die neuen Regelungen erfolgreich in Ihrem Geschäftsalltag umzusetzen.
Viel Spaß beim Lesen!
- Für wen gilt die neue E-Rechnungspflicht und welche Übergangsregelungen gibt es?
- Wo sind elektronische Rechnungen bereits Pflicht?
- Wie können Unternehmen auf E-Rechnung umstellen?
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung
1. Wann wird die E-Rechnung Pflicht?
Der Bundesrat hat am 22.03.2024 der Einführung der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) zugestimmt. Am 01.01.2025 tritt das Gesetz in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen gemäß EU-Norm EN 16931 von anderen Unternehmen empfangen zu können. Für den Versand von E-Rechnungen wurden Übergangsfristen und wenige Ausnahmen definiert.
2. Wie sind die Übergangsfristen definiert?
Übergangsfrist: bis Ende 2026
Bis Ende 2026 kann anstelle einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung oder eine in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnung versendet werden, wenn der Empfänger der Rechnung dem zustimmt.
Übergangsfrist: bis Ende 2027
a) Auch in diesem Zeitraum können weiterhin Papierrechnungen oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnungen versendet werden. Zusätzlich zur Zustimmung des Empfängers ist hierfür aber noch eine weitere Voraussetzung: Das erstellende Unternehmen darf im vorangegangenen Kalenderjahr maximal einen Gesamtumsatz (gemäß § 19 Abs. 3 UStG) von maximal 800.000 € erzielt haben.b Bis Ende 2027 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Rechnungen im EDI-Verfahren erstellt werden, auch wenn aus der Rechnung nicht die geforderten Daten automatisch ausgelesen werden können. Ab 2028 ist das EDI-Verfahren nur erlaubt, wenn es mit den Anforderungen der E-Rechnung konform ist.
Wichtig: Keine Übergangsfristen für den Empfang von E-Rechnungen!
Zwar gibt es für den Versand von E-Rechnungen die oben genannten Übergangsfristen. Ab 2025 müssen jedoch alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
3. Was ist laut Gesetzgeber eine E‑Rechnung?
Laut EU-Norm 16931 ist die E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Format. Diese muss elektronisch übermittelt, empfangen sowie automatisch, ohne Medienbrüche, verarbeitet werden können.
Eine Papier- oder PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung.
4. Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht?
Folgende Rechnungen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen:
- Rechnungen an Endverbraucher
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland
- Kleinstrechnungen unter 250 €
- Rechnungen für Fahrausweise
5. Wie wird eine E-Rechnung archiviert?
Die Archivierung der E-Rechnung erfolgt in elektronischer Form, immer entsprechend der GoBD-Vorschriften. Sprich in speziellen Archivierungssystemen oder innerhalb einer Buchhaltungssoftware, wenn diese Systeme die Anforderungen der GoBD erfüllen. Ein standardisiertes Format ist z. B. PDF/A. Damit E-Rechnungen sicher archiviert werden können, sind sie mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet, wie Authentifizierungen oder Verschlüsselungen.
6. Wie erleichtert die E-Rechnung meinen Arbeitsalltag?
- Digitaler Durchlauf des Belegs im Unternehmen: Von der Erstellung bzw. Empfang der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen, über die Bearbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung des Belegs. Softwaresysteme bearbeiten die E-Rechnung automatisch und erleichtern so die Arbeit.
- Reduktion von Fehlerquellen: Ihre Buchhaltungssoftware verarbeitet den Inhalt automatisch und es muss nichts manuell eingegeben werden.
- Zeitersparnis: Der Versand in einem standardisierten Format ermöglicht eine schnelle Erfassung der Rechnungen beim Rechnungsempfänger und beschleunigt die Zahlungsfreigabe. Auch die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe lässt sich durch die automatisierte Verarbeitung schnell erledigen.
7. Wie kann ich auf E-Rechnung umstellen?
Viele Anbieter gängiger Buchhaltungssoftware bieten unterstützende Funktionen zur Handhabung von E-Rechnungen an, so auch Lexware. Oftmals sind Updates oder Erweiterungen erhältlich, um E-Rechnungsfunktionen hinzuzufügen. Wenn Sie die technischen Voraussetzungen geschaffen haben, ist es sinnvoll, auch Ihre Mitarbeiter zu schulen. Schulungen finden Sie online sowie u. a. bei Industrie- und Handelskammern oder Berufsverbänden.
Die Übergangsfristen im Überblick
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, zwingend in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 zu empfangen. Noch bis 2027 gibt es für den Versand von elektronischen Rechnungen jedoch unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen. Hier ein Überblick:
| Jahr | Papierrechnungen | E-Rechnungen (nach EN-16931) | EDI**-Verfahren | Sonstige elektronische Formate (z.B. PDF) |
|---|---|---|---|---|
| 2024 | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| 2025/2026 | ✅ | ✅ * | ✅ | ✅ |
| 2027 | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| 2028 | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
* Nur für Unternehmen mit < 800.000 Lieferantenumsatz in 2025 erlaubt.
** EDI = Electronic Data Interchange. EDI ist ein Standardverfahren zum Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen zwei Organisationen auf elektronischem Weg.
Unsere Lexware-Lösungen zur E-Rechnung im Überblick
Die E-Rechnung bringt Vorteile, stellt aber auch Herausforderungen dar. Unser Experte Tim Roßky erläutert, wie sich Unternehmen auf die neuen Regelungen einstellen können.
Produktkatalog wird geladen…